Posílat dokumenty spolupracovníkům nebo zákazníkům nemusíte jen emailem. Můžete na to jít mnohem efektivněji a posílat jen odkazy vedoucí na dokumenty. Vyhnete se tak zanášení nejen vlastní odeslané pošty kopiemi dokumentů, které vám stejně leží na disku nebo na firemním síťovém úložišti.
Potřebujete k tomu mít licenci firemních Office 365 a to plány Office 365 Business Essentials, Business Premium nebo libovolný Enterprise plán. Zeptejte se svého správce, zda licenci máte nebo jak ji získat.
Posílejte dokumenty pomocí odkazů
Je více cest jak poslat emailovou zprávou jen odkaz na dokument. Zkuste to nejdříve takto: přihlaste se do svého účtu na Office 365. Na adrese portal.office.com. Otevřete OneDrive.
Najděte si dokument nebo soubor, který budete chtít sdílet (pokud tam soubor ještě nemáte, tak si ho na OneDrive uložte). Klikněte na možnosti (tři tečky) a zvolte Sdílet.
V okně pro sdílení je řada možností. Dokument je možné sdílet v rámci vaší organizace, pro všechny (kdo má odkaz) nebo jen určitým osobám. Zvolte podle vlastních potřeb. Je vhodné nastavit také exspiraci odkazu nebo zakázat úpravy dokumentu. Pomocí okna pro sdílení je možné odkaz rovnou poslat nebo ho můžete zkopírovat do schránky a vložit do zprávy v Outlooku.
Druhou možnost můžete využít přímo z průzkumníku souborů, pokud používáte synchronizační klient pro OneDrive. V průzkumníku vyberete dokument pro sdílení a kliknete na soubor pravým tlačítkem myši a zvolíte sdílet. Otevře se velmi podobné okno jako v předchozím případě. S tím si již poradíte.
Třetí možnost je sdílet dokument přímo z aplikace Outlooku. Je třeba mít Office propojený s vaším firemním účtem. Zkontrolujte to v Outlooku přes Soubor > Účet Office. V propojených službách uvidíte firemní OneDrive. Pokud ne, přihlaste se pomocí tlačítka Přidat službu.
V Outlooku zvolíte novou zprávu a připojíte přílohu. Přílohu odešlete na OneDrive pro firmy a zvolíte si potřebné oprávnění. V emailové zprávě se odešle jen odkaz na dokument, který bude fyzicky uložen na vašem OneDrive ve složce Přílohy.
Jednoduché a efektivní že? Vyzkoušejte a pokud si nebudete vědět rady, napište mi. Rád poradím. Prostředí Office 365 se velmi rychle mění a je možné, že za nějaký čas nebudou obrázky úplně přesně odpovídat realitě. Princip sdílení ale zůstává stejný.
Vyzkoušejte plán Office 365 Business Premium na 1 měsíc zadarmo. Registrujte se zde: Zkušební verze Office 365 Business Premium a napište mi přes kontaktní formulář. Rád vám pomohu se zprovozněním služby.
