🔴Podpoř autora tohoto webu, stal se farmářem! farmarjezek.cz/podpora 🍀

Aplikace Microsoft Outlook vždy byla a je mocným firemním nástrojem pro správu pošty, kalendáře, kontaktů a dalších záležitostí, a to hlavně ve spolupráci s podnikovými Office 365.  Dorazil mi ale jeden požadavek, který Outlook ne úplně umí.

Uživatelé pracující s poštou a více emailovými účty v převážně mobilních zařízeních mají k dispozici celkem užitečnou funkci a tím je sdružování doručené pošty napříč účty do jednoho zobrazení. Umí to dnes snad všechny poštovní klienti všech moderních platforem. Navíc uživatelé Mac OS jsou na to zvyklý z jejich výchozí aplikace na emaily. Windows 10 se svou aplikací Pošta to již také zvládá, ale tu nechme teď stranou. Jak to naučit plnokrevnou aplikaci Outlook? Pěkný postup najdete v článku Unified Inbox in Outlook: The Complete 2018 Guide a já bych z toho přiblížil možnost druhou – nastavit si jednotný inbox pomocí pravidel.

Jednotný inbox v aplikaci Outlook

Výchozí stav je takový – mám v Outlooku tři různé poštovní účty a chci mít veškerou doručenou poštu v jedné složce. Začnu tím, že si v primárním mailboxu vytvořím složku jména Hlavní Inbox. Pro urychlení lze použít klávesovou zkratku Ctrl+Shitf+E.

Outlook

Dále přejdu do správy pravidel Outlooku. Domů > Pravidla > Spravovat pravidla a upozornění….

🔴Podpoř autora tohoto webu, stal se farmářem! farmarjezek.cz/podpora 🍀

Vytvořím pravidlo nové pro všechny přijaté zprávy, dle obrázku a Další.

V Průvodce pravidly v kroku 1 vyberu položku prostřednictvím účtu: zadaného uživatelem a v kroku 2 vyberu účet, pro který toto pravidlo nastavuji. Potvrzuji OK a přecházím na Další krok.

Teď mohu Outlooku říci, co se zprávou má udělat. V kroku 1 volím přesunout do složky: zadané uživatelem a v kroku 2 zvolím složku Hlavní Inbox. Zprávy se dají rozlišit pomocí kategorií, aby bylo na první pohled zřejmé, na jakou emailovou adresu zpráva dorazila. Pomůže k tomu volba přiřadit ke kategorii: kategorie a zvolit si barvu a popisek. V dalším kroku si mohu nastavit pro toto pravidlo výjimky.

Nakonec je třeba pravidlo spustit a uložit. Je možnost toto pravidlo aplikovat na všechny účty nebo si ho ručně naklikat jen na požadované účty. Pokud bych zvolil použití pravidla na všechny účty, tak je nutné si pravidla ještě postupně otevřít a nastavit pro jaký účet se má spustit a vybrat unikátní kategorii.

To je celé. Docela jednoduché že? A těch možností různých pravidel je tam spousta, jen je třeba tomu pár minut věnovat. Nakonec mohu ještě pro lepší přehlednost dát novou složku pro všechny příchozí emaily do oblíbených. Ještě upozorním, že pravidlo funguje jen v tom konkrétním Outlooku a pokud je zapnutý (nejedná se tedy o pravidlo serverové). Pro správnou funkci je třeba také ověřit, zda již neexistují další serverová pravidla pro příchozí poštu aby se to spolu nepralo.

Na obrázku níže jsou vidět doručené emaily na tři různé emailové adresy, které jsou v jednom profilu v Outlooku a ve třech různých účtech. Pravidla zafungovala.

 

🔴Podpoř autora tohoto webu, stal se farmářem! farmarjezek.cz/podpora 🍀